Casi todos los sistemas que se conectan al SII hacen lo mismo: descargan el registro de compras y ventas y crean una factura por cada línea. Es un buen punto de partida, pero se queda corto. El registro y el XML de cada factura cumplen funciones distintas, y lo que de verdad ordena la recepción de compras es tener los dos.
Dos fuentes que se complementan
El registro de compras y ventas es la visión del SII: qué documentos reconoce a tu nombre, con su folio, proveedor, fecha y montos. Sirve para cuadrar el IVA y para detectar facturas que existen en el SII pero que nunca llegaron a tu correo.
El XML es la factura en sí. Según la normativa del SII, la factura electrónica es el documento electrónico firmado, y el PDF es solo su representación impresa. En el XML está todo lo que el registro no trae:
- los ítems: qué se compró, en qué cantidad y a qué precio;
- las referencias: la orden de compra, la guía de despacho o la factura que corrige una nota de crédito;
- los datos que permiten contabilizar y asignar cada factura sin abrir el PDF.
Cruzar ambas fuentes permite saber, para cada factura, si el SII la reconoce, si ya llegó el documento y qué contiene.
Tus documentos, en tu sistema
Como el XML es el documento legal, conviene que quede guardado en un sistema que sea tuyo. Muchas empresas dependen del portal de su proveedor de facturación, y ahí aparece el problema: algunos solo conservan los documentos por un tiempo limitado, y cambiarse de proveedor obliga a solicitarlos o descargarlos por períodos, lo que se convierte en un trámite.
Cuando el ERP guarda cada XML al recibirlo, el archivo es tuyo desde el primer día: se consulta junto a la factura y no depende de ningún tercero.
Cesiones de factoring, registradas solas
Cuando un proveedor cede una factura a un factoring, el pago ya no le corresponde a él, sino a quien compró el crédito. Si esa cesión no llega a tiempo a contabilidad, el riesgo es pagarle a quien no corresponde.
Nuestro conector consulta en el SII las cesiones de las facturas recibidas y las registra en el ERP: la factura queda marcada como cedida, con el cesionario y la fecha, y el pago se programa a nombre del factoring. En el grupo constructor donde nació Bizmotion ya son más de 5.000 facturas que sus proveedores cedieron a factorings, registradas para pagarle a quien corresponde.
Sin intermediarios
Muchas integraciones pasan por un proveedor intermedio que se conecta al SII y te entrega los datos. Es una dependencia más: otra empresa, otro contrato y otro punto de falla. Nuestro conector con el SII es propio: lee el registro, la casilla de intercambio, el estado de cada documento y las cesiones directamente, y deja todo en tu ERPNext.
Lo que se automatiza
- cada factura se cruza con su orden de compra y su recepción, línea por línea;
- se asigna a su centro de costo o proyecto según su contenido y su historial;
- se acepta o reclama dentro del plazo legal, sin depender de que alguien se acuerde;
- se evitan los documentos duplicados;
- y queda lista para analizar con inteligencia artificial: qué se compra, a quién y a qué precio.
Si tu empresa recibe muchas facturas de proveedores, conversemos: el ahorro empieza por dejar de copiar a mano lo que el SII y el XML ya traen.