Grupo Tecton empezó a usar ERPNext en 2014, cuando era una sola constructora. Hoy trabajan sobre la misma base 21 empresas: constructoras, inmobiliarias por proyecto, edificación, arquitectura, taller, maquinaria e infraestructura, además de Izquierdo Lehmann.
De una constructora a 21 empresas
Cada sociedad tiene su propia instancia de ERPNext, con su contabilidad, sus centros de costo y sus credenciales, pero todas comparten la misma forma de trabajar. Cuando nace una empresa nueva, se suma a ese modelo en vez de partir de cero. Así el grupo creció sin migraciones ni sistemas paralelos: entre 2015 y 2023 la facturación de las constructoras creció 35 veces, sin contar las ventas dentro del grupo.
61 personas, cada una con lo suyo
Hoy usan el sistema 61 personas en las 21 empresas. Que tanta gente trabaje en el mismo ERP sin pisarse depende de los permisos:
- perfiles de rol definidos por función (solo en la constructora hay 15): compras, administración de obra, contabilidad, gerencia;
- permisos por obra: cada administrador ve y aprueba lo de sus proyectos;
- quienes trabajan para varias sociedades entran a cada una con los permisos que les corresponden ahí.
Compras: aprobación por montos y por rubro
Las órdenes de compra siguen un flujo de aprobación de hasta cuatro niveles: compras, administración de obra, gerencia de área y gerencia general. Cada nivel tiene un tope de monto: si la orden está bajo el tope, se aprueba ahí; si lo supera, sube al siguiente.
- las compras de caja chica siguen un camino más corto;
- las de maquinaria pasan por la revisión del área de maquinaria;
- en cada nivel se puede observar una orden: vuelve al nivel anterior con comentarios en vez de rechazarse.
Con este flujo se han aprobado más de 72.000 órdenes de compra en las tres constructoras del grupo.
Licitaciones conectadas
Las compras que se licitan no salen del sistema: la solicitud de material nace en ERPNext, se licita en la plataforma de licitaciones (en Chile, Wherex) y la adjudicación vuelve convertida en orden de compra, con su proveedor y sus precios.
Resultado por obra
En construcción la unidad de análisis no es la empresa, es la obra. Por eso cada uno de los más de 230 proyectos y obras de las constructoras tiene su centro de costo, al que se imputan materiales, subcontratos, servicios y mano de obra:
- subcontratos con sus estados de pago y retenciones;
- bodega e inventario por obra;
- cajas chicas y provisiones imputadas a su proyecto.
El resultado por obra no se arma en Excel dos meses después: está en el sistema, y el cierre mensual se hace por proyecto.
El SII, conectado todos los días
La recepción de compras desde el SII corre a diario: sincroniza el registro de compras y la casilla de intercambio y guarda el XML completo de cada factura. Ya son más de 110.000 facturas de proveedores registradas así.
Inteligencia artificial sobre datos ordenados
Con más de una década de datos bien modelados, la IA trabaja sobre el ERP con los permisos de cada usuario y deja el trabajo preparado para revisión: rendiciones de caja chica armadas desde boletas, fotos y correos; análisis del avance ejecutado no facturado por proyecto; conciliaciones de cuentas; antecedentes para responder requerimientos del SII.
De ahí nace Bizmotion
Bizmotion nace de esa experiencia. Fui cofundador de Constructora Tecton y durante más de una década lideré su área de finanzas y administración, con ERPNext como sistema central. Lo que aprendimos ahí, primero ordenar y después automatizar, es lo que hoy aplicamos en otras empresas.
Si tu empresa está creciendo más rápido que sus herramientas, conversemos.